Mapa de Férias em Excel: 5 razões para não o fazer

Dicas | 19/06/2019 | Ivo Anjos

Antes de avançar com a decisão de gerir as férias da sua empresa no Excel, fique a par de alguns “contras” que poderão afectar o seu trabalho. Sobretudo se estiver na função de Recursos Humanos.


“Usa o Excel. Serve para tudo.”

Hummm. Sim, o Excel desenrasca muita coisa.
Se é preciso fazer um mapa de férias para gerir as férias dos colaboradores, percebemos por que razão o Excel surge imediatamente como opção:
O calendário parece uma grelha. Grelha, logo células. Células, Excel!

É preciso estruturar o forecast para o ano? Excel. É preciso calendarizar um projeto? Excel. É preciso listar as pessoas para o jantar da empresa? Excel.

Sim, o Excel serve para tudo. E talvez seja mesmo esse o problema.

Trata-se de uma ferramenta versátil, no entanto, não foi concebida nem otimizada para a gestão de férias.

Vejamos então, os problemas que poderá ter ao gerir o mapa de férias e ausências no Excel.
(Se é que não está já atualmente a passar por eles)

Mais esforço para RH

O dia-a-dia de quem trabalha em recursos humanos é, por norma, atarefado (se trabalha no departamento de RH, sabe do que estamos falar).
Um ficheiro Excel é complexo devido às inúmeras funcionalidades que apresenta. Isto significa uma maior dificuldade na construção e na manutenção do ficheiro, e consequentemente mais complicações na gestão de férias e ausências da sua empresa.
Resumindo, mais uma tarefa a somar às outras tantas que sobrecarregam os RH.

Confusões com emails

A utilização de um Excel exige um método exterior ao programa para se fazerem os pedidos e confirmações de dias de férias.
Assim, recorre-se ao email para tal e, ao final de alguns pedidos e trocas de dias, o caos toma conta da caixa de entrada. É aqui que começam os replies em cadeia, os emails perdidos e os “eu tenho a certeza que marquei esse dia”. Uma confusão, para si e para os outros colaboradores.

Menos tempo para si

Este é um problema consequente dos dois problemas anteriores. E grave.
Repare:
> Organizar emails dos pedidos
> Abrir email de pedido
> Abrir o Excel
> Assinalar os dias
> Verificar sobreposição de datas
> Abrir outro email
> Abrir novamente o Excel
> Corrigir dias por cancelamento
> Enviar email de confirmação da alteração…
… e assim por diante, para cada um dos colaboradores, praticamente todas as semanas. Cada minuto perdido neste tipo de tarefas, significa menos tempo para tratar de outras tarefas mais importantes.
Consequência? Sobrecarga de trabalho e stress.

Dados perdidos

O perigo de perda de informação não fica pelos emails. O próprio ficheiro Excel pode “desaparecer”.
Se o ficheiro fica armazenado no PC do responsável, há o perigo do computador apanhar um vírus, estragar-se ou até do ficheiro ser eliminado por engano.
Mesmo que o ficheiro fique guardado numa pasta partilhada, como o Google Drive ou Dropbox, há sempre o risco de alguém o apagar involuntariamente.

Falta de privacidade

Este problema aplica-se às empresas que optam pelo método de partilhar o Excel com os colaboradores, para um preenchimento conjunto do ficheiro.
Além de existir o perigo de uma “pessoa mal intencionada” alterar ou apagar dados importantes, esse método, possibilita a que todos os colaboradores tenham acesso aos dias de férias e dias de ausência dos outros, mesmo os dos colegas noutros departamentos.

Escolha o caminho mais fácil

Gerir férias no Excel é chato e difícil.
Porque não optar por algo que torne a gestão das férias numa tarefa simples, sem stresses e, sobretudo, rápida?

Agora é escolher.

Excel VS ClanHR

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Ivo Anjos

Ivo Anjos é licenciado em Comunicação Empresarial com um percurso vincado em Marketing. Os seus interesses dividem-se entre o digital, o desporto e o sofá.

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