O Mapa de Quilómetros é um documento interno de suporte, onde os colaboradores registam as deslocações feitas nas suas próprias viaturas, em contexto profissional, e que permite a Empresa compensá-los com um valor predefinido por km.
Para que os colaboradores recebam uma compensação pela deslocação em viatura própria, terá de haver o registo dessa deslocação naquilo a que vulgarmente se chama de Mapa de Quilómetros. Ou Mapa de Km se preferir.
Este documento de suporte deve conter as informações relativas às deslocações de cada colaborador, como a origem, destino, distância em km e o motivo da viagem.
No que toca ao IRS e à Segurança Social, a compensação pelas deslocações em viatura própria dos colaboradores é isenta até ao valor de 0,36€ por Km. Cada empresa do sector privado é livre de definir um valor mais elevado, no entanto, o excedente será sujeito a tributação normal de IRS e Segurança Social.
Relativamente ao IRC, a alínea H do Artigo 23.º-A do CIRC estipula claramente que para uma deslocação desta natureza ser dedutível para efeitos fiscais deve existir um Mapa de Km, para discriminação e controlo de cada viagem:
1 - Não são dedutíveis para efeitos da determinação do lucro tributável os seguintes encargos, mesmo quando contabilizados como gastos do período de tributação:
h) As ajudas de custo e os encargos com compensação pela deslocação em viatura própria do trabalhador, ao serviço da entidade patronal, não faturados a clientes, escriturados a qualquer título, sempre que a entidade patronal não possua, por cada pagamento efetuado, um mapa através do qual seja possível efetuar o controlo das deslocações a que se referem aqueles encargos, designadamente os respetivos locais, tempo de permanência, objetivo e, no caso de deslocação em viatura própria do trabalhador, identificação da viatura e do respetivo proprietário, bem como o número de quilómetros percorridos, exceto na parte em que haja lugar a tributação em sede de IRS na esfera do respetivo beneficiário;
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